Eignet sich Drittwartung für mein Unternehmen?

Vor dem Ausstieg aus der Hersteller-Wartung müssen politische, strategische und technische Aspekte bedacht werden.

Politisch


Intern

Ein Wechsel auf SAP Drittwartung betrifft Geschäftsführung, IT, Einkauf bis hin zu den einzelnen Key-Anwendern. Dabei bewertet jeder diese Veränderung unterschiedlich. Eine gute Planung und ein offener Dialog können zu guten Ergebnissen führen.

Extern

Der Hersteller wird einen Ausstieg aus der Wartung nur sehr ungern sehen. In der Planung sollten mögliche Konsequenzen realistisch bewertet werden. Dabei hilft es, das Verhältnis Kunde - Lieferant (Geldgeber - Geldnehmer) aufrecht zu erhalten.

Strategisch


Geschäftsprozesse haben Einfluss auf den Einsatz von Hardware und Software. Nicht alle Veränderungen kommen überraschend, können aber Drittwartung begünstigen oder beeinträchtigen.

Soll sich die Hardware, auf der das SAP System läuft, ändern, oder sollen neue Software Module, Funktionen oder Programmversionen eingesetzt werden, so sollten derartige Veränderungen langfristig geplant werden. So lässt sich Drittwartung kontrolliert einsetzen.

Empfehlung

Größere Änderungen im System müssen umgesetzt werden, bevor auf Drittwartung gewechselt wird. Das System wird auf dem aktuellen Stand eingefroren. Ab dann erhält das Unternehmen keinen Zugriff auf neuere Hersteller-Updates oder -Fehlerbehandlungen. Ältere Updates, Lösungen und Versionen können weiterhin genutzt werden.

Technisch


SAP-HR ist das einzige Software-Modul, für das wir zwingend SAP-Wartung empfehlen. Alle anderen SAP Module und Applikationen können durch alternative Softwarepflege (Drittwartung) ausfallsicher betrieben werden.

Lösungsmöglichkeit

Die Installationen werden aufgeteilt. HR wird eine eigene Installation, für alle anderen Installationen wird die Wartung bei SAP gekündigt. Die Installationen werden über ALE miteinander verbunden. Der dadurch entstehende Mehraufwand wird durch Einsparungen bei der SAP-Wartung oft innerhalb eines Jahres kompensiert. Die Verteilung auf verschiedene Installationen muss vertragstechnisch abgebildet werden.

Bis zum letzten Tag, an dem noch Hersteller-Wartung bezogen wird, besteht das Recht, auf den SAP Service Marketplace zuzugreifen. Über diesen werden Mitteilungen, Updates und evtl. andere Versionen angeboten.

Beispielrechnung Drittwartung

Sap System
SAP-System
Beispiel: In einer Firma mit 1000 Mitarbeitern arbeiten 300 User mit dem SAP-System; davon arbeiten 5 User mit dem Modul HR (Human Ressources, d. h. Mitarbeiterverwaltung), die restlichen User mit den anderen Modulen.
In diesem Beispiel-System ist das Wartungskonzept optimiert: Die 5 User in HR beziehen Wartung direkt von SAP, die restlichen Installationen werden alternativ gewartet.

Drittwartung eignet sich nur für stabile Installationen, da das System auf dem aktuellen Stand eingefroren wird (siehe "Technisch").

Wegen der regelmäßigen Gesetzesänderungen im Bereich Lohnabrechnung empfiehlt sich für das Modul HR die Softwarepflege durch SAP. Dadurch ist sichergestellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Für die anderen Module werden keine regelmäßigen Updates benötigt. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile: Zum einen entfällt der Mehraufwand für das Einspielen eines Updates. Zum anderen müssen für diese Module auch keine Updates bezahlt werden. U. a. daraus ergibt sich bei Drittwartung eine Preisersparnis von mind. 40 % pro Jahr.


Beispielrechnung

Ein Unternehmen betreibt eine SAP-Systeminstallation mit 300 Usern. Nach 5 Jahren entscheidet sich das Unternehmen für einen Releasewechsel, um Software mit den neuesten Funktionen zu erhalten. Dieses Ziel kann er auf zwei Arten erreichen: Er kann die Leistungen bei SAP/ Systemhaus einkaufen, oder über Drittwartung/ gebrauchte Software:

Erklärungen:
  1. Der Lizenzwert des aktuellen Systems errechnet sich aus der Anzahl der SAP-User. In diesem Beispiel hat das Unternehmen 300 User mit einem gemittelten Wert von jeweils 1500 €.
  2. Anbieter von Drittwartung gewähren Kunden mind. 40 % Rabatt zum SAP-Wartungspreis.
  3. Beim Kauf eines neuen Releases bei SAP erhalten Bestandskunden eine 20 %ige Anrechnung des Altsystems.

SAP Alternativ
Wartungskosten für das aktuelle System
SAP-Lizenz-Wert450.000 €
Anzahl Jahre 5
22 % Wartung pro Jahr99.000 €
Wartung gesamt495.000 €
Wartungskosten für das aktuelle System
SAP-Wartungspreis für 5 Jahre495.000 €
abzgl. 40 % Rabatt- 198.000 €
Drittwartung für 5 Jahre297.000 €
Lizenzkosten (Upgrade)
Neues Release 400.000 €
abzgl. 20 % Anrechnung- 80.000 €
Releasewechsel320.000 €
Lizenzkosten (Upgrade)
Gebrauchtes neues Release160.000 €
abzgl. 0 % Anrechnung- 0 €
Releasewechsel160.000 €
Gesamtkosten (5 Jahre)
5 Jahre Wartung 495.000 €
Releasewechsel+ 320.000 €
Gesamtkosten815.000 €
Gesamtkosten (5 Jahre)
5 Jahre Wartung 297.000 €
Releasewechsel+ 160.000 €
Gesamtkosten457.000 €
Kostenvorteil (5 Jahre)
Gesamtkosten SAP 815.000 €
abzgl. Gesamtkosten alternativ- 457.000 €
Kostenvorteil358.000 €
Gesamtkosten (10 Jahre)
5 Jahre Wartung 495.000 €
Releasewechsel+ 320.000 €
5 Jahre Wartung + 495.000 €
Gesamtkosten1.310.000 €
Gesamtkosten (10 Jahre)
5 Jahre Wartung 297.000 €
Releasewechsel+ 160.000 €
5 Jahre Wartung + 297.000 €
Gesamtkosten754.000 €
Kostenvorteil (10 Jahre)
Gesamtkosten SAP 1.310.000 €
abzgl. Gesamtkosten alternativ- 754.000 €
Kostenvorteil556.000 €
Den Kostenvorteil nach 5 bzw. 10 Jahren können Unternehmen zu neuen Investitionen nutzen, bspw. in noch spezifischere Anpassungen des Systems an die eigenen Bedürfnisse.



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